A nemzetközi kereskedelem világában a gyorsaság sokszor versenyelőnyt jelent. Amikor egy gyártósor alkatrészre vár, amikor egy webáruház sürgős készletpótlást kér, vagy amikor romlandó áru indul útnak, nincs helye késlekedésnek. Ilyenkor kerül előtérbe a légi szállítmányozás. Több mint húsz éve dolgozom a szakmában, és pontosan látom, mennyire sok múlik egy jól előkészített légi szállítmányozási megbízáson. A legtöbb ügyfél ott hibázik, hogy a folyamatot pusztán annyiban látja, hogy feladjuk az árut, repülőre kerül, megérkezik. A valóság ennél jóval összetettebb. A légi szállítmányozás egy precízen szervezett, szigorúan szabályozott rendszer, ahol minden adat, minden dokumentum és minden határidő számít.
A megbízás pontos megfogalmazása az alap
Az első és legfontosabb lépés a pontos megbízás. Mit jelent ez a gyakorlatban? Részletes áruadatokat, azaz súly, méret, darabszám, csomagolás típusa, veszélyes árú besorolás, érték. Sokszor előfordul, hogy az ügyfél csak hozzávetőleges adatokat ad meg. Egy légi szállítmány esetében azonban akár néhány centiméter vagy kilogramm eltérés is jelentős díjkülönbséget okozhat. Szakértőként mindig azt tanácsolom, hogy inkább mérjenek kétszer. A pontos adatok nemcsak az árajánlat miatt fontosak, hanem a repülőtéri kezelés, a rakodás és a vámkezelés szempontjából is. A légi fuvarozás egyik kulcsa a dokumentáció. Légi fuvarlevél (AWB), kereskedelmi számla, csomagjegyzék, származási igazolás, esetenként külön engedélyek. Ha ezek közül akár egyetlen dokumentum hibás vagy hiányos, az áru napokra, rosszabb esetben hetekre is elakadhat. Tapasztalatom szerint a leggyakoribb probléma a pontatlan vámtarifaszám vagy az eltérő árumegnevezés a dokumentumokon. A vámhatóság ilyenkor megállítja a küldeményt, és elkezdődik a tisztázási folyamat. Egy jól előkészített légi szállítmányozási megbízás során ezeket a hibákat előre kiszűrjük. A repülőgépek nem várnak. A cut-off időpontok, vagyis az az idő, ameddig az árut be kell érkeztetni a repülőtérre, szigorúak. Ha a raklap akár fél órával később érkezik, könnyen lemaradhat a járatról. A szakértő feladata nemcsak a foglalás, hanem a teljes útvonal megtervezése. Közvetlen járat vagy átrakás? Melyik repülőtér a leggyorsabb? Hol a legkisebb a torlódás? A jól megválasztott útvonal órákat, sőt napokat jelenthet a szállítási időben.
Költségek, amikkel számolni kell
Sokan meglepődnek, amikor a légi szállítás költségeiről hallanak. Fontos azonban megérteni, hogy itt nem csupán a repülőjegyet fizetjük az árunak. A díj tartalmazza a reptéri kezelési költségeket, biztonsági ellenőrzést, üzemanyag felárat, esetleges csomagolási előírásokat és a vámkezelés díját is. A jó hír az, hogy megfelelő tervezéssel optimalizálhatóak a költségek. Például érdemes összevonni a küldeményeket, optimalizálni a csomagolást, vagy előre egyeztetni a rendszeres szállításokról. A légi szállítmányozás nem minden esetben a legolcsóbb megoldás, de sokszor a legkifizetődőbb. Ha az áru értéke magas, ha a határidő szoros, vagy ha a piac gyors reagálást igényel, akkor a gyorsaság kompenzálja a magasabb költséget. Egy ügyfelem például egy gyártósor leállását előzte meg azzal, hogy sürgősen légi úton hozatott be alkatrészeket Ázsiából. A szállítás költsége töredéke volt annak az összegnek, amit a termelés kiesése okozott volna. A modern légi szállítmányozás egyik nagy előnye a folyamatos nyomon követhetőség. A küldemény státusza valós időben követhető, a rendszer azonnal jelzi az esetleges eltéréseket. Emellett a biztonsági előírások rendkívül szigorúak. Az áru többszörös ellenőrzésen megy keresztül, ami különösen fontos értékes vagy érzékeny termékek esetében. Szakértőként néhány alapelvet mindig kiemelek, mert ezek a gyakorlatban eldöntik, hogy gördülékeny vagy problémás lesz-e a szállítás. Először is, mindig érdemes időben elkezdeni a szervezést, ne az utolsó pillanatban, mivel a légi fuvar gyors ugyan, de az előkészítés időigényes lehet. mert a kapacitásfoglalás, a dokumentumok ellenőrzése és a repülőtéri átvétel egyeztetése mind időt igényel, és a főszezonban a helyek gyorsan betelnek, így a késlekedés akár napok vagy hetek csúszását is okozhatja. Másodszor, minden technikai adatot pontosan kell megadni, azaz a súly, a méret, a térfogat, az áru pontos megnevezése és vámtarifaszáma nélkülözhetetlen a sima lebonyolításhoz, hiszen egyetlen apró eltérés is pluszköltséget vagy vámproblémát eredményezhet. Harmadszor, mindig érdemes egyeztetni a csomagolási követelményekről, mert a sérülékeny vagy romlandó árut speciális módon kell biztosítani, különösen akkor, ha hosszú távon, több átrakással halad a küldemény. Negyedszer, ha bizonytalanok a vámkezelés részleteiben, kérjenek előzetes ellenőrzést vagy tanácsadást, mert a vámproblémák könnyen napokra vagy hetekre is elakaszthatják a küldeményt. Végül, dolgozzanak tapasztalt partnerrel, aki ismeri a repülőtéri, légitársasági és vámelőírásokat, és aki a váratlan helyzetekben is gyorsan tud reagálni. A légi szállítmányozás gyors, hatékony és megbízható megoldás, ha megfelelő szakmai háttérrel történik. Egy jól előkészített légi szállítmányozási megbízás nemcsak időt, hanem pénzt és idegeskedést is megtakarít, hiszen a repülőgép valóban a leggyorsabb út két pont között, de csak akkor, ha a földi előkészítés is ugyanolyan precíz és átgondolt.