Néhány évvel ezelőtt egy teljesen átlagos hétfő reggel kezdődött. Épp a kávémat próbáltam meginni, amikor megcsörrent a telefonom. A főnököm volt az, és a hangjából már tudtam, hogy nem valami hétköznapi kérés következik. Röviden csak ennyit mondott: „Légy szíves, menj le az irattárba, és keresd meg a 2014-es projekt dossziéját. Sürgős.” Abban a pillanatban még nem sejtettem, hogy ez az aprónak tűnő feladat később teljesen átalakítja a dokumentumkezeléssel kapcsolatos gondolkodásomat.
Első pillantás a papírhegyekre
Az irattár ajtaja nyikordulva nyílt ki, és egy teljesen más világba léptem. A levegő enyhén poros volt, a polcok pedig tele voltak dobozokkal, amelyekre különböző színű, kézírásos címkék kerültek az évek során. A hely inkább emlékeztetett egy időutazásra, mint egy rendezett dokumentumtárra. Azonnal rájöttem, hogy a küldetésem nem lesz egyszerű. A polcokon a dobozok nem időrendben, még csak nem is témák szerint álltak. Mintha valaki évekig csak odatette volna az újabb papírokat, ahol épp volt egy kis hely. Ebben a pillanatban tudatosult bennem, mennyire fontos lenne, hogy az irattár valóban funkcionáljon, ne csak létezzen. A keresés nem egy pár perces feladatnak ígérkezett, hanem egy hosszú, aprólékos kutatómunkának. Ahogy egyre mélyebben ástam bele magam a dobozokba, egyre több olyan dokumentum került elő, amelyek láthatóan hónapokkal vagy akár évekkel korábban keveredtek rossz helyre. Időnként olyan papírokat találtam, amelyekre már senki sem emlékezett, vagy amelyekről kiderült, hogy sokkal hamarabb szükség lett volna rájuk, de a káosz miatt senki nem találta meg. Egyszer még egy olyan számlára is rábukkantam, amelyet az egyik kolléga szerint „biztosan elveszett”, és emiatt újra elő kellett állítani. Ahogy telt az idő, már messze nem a 2014-es projekt dossziéja érdekelt, hanem az, hogyan alakulhatott ki ekkora zűrzavar az irattárban. Minden egyes rossz helyen lévő dokumentum egy apró jelzés volt arra, mennyire elhanyagoltuk ezt a területet.
Amikor megtaláltam, amit kerestem
Két órával később, a vártnál jóval több doboz átnézése után, végre megtaláltam az öt éve keresett projekt dossziéját. Egy teljesen másik polcon volt, mint ahol lennie kellett volna, ráadásul több másik, teljesen oda nem illő dokumentum alatt. Ahogy a kezemben tartottam, egyszerre éreztem megkönnyebbülést és egy kis dühöt is. Megkönnyebbültem, mert sikerrel jártam, de dühös is voltam, mert nyilvánvalóvá vált, mennyi munkát lehetett volna megspórolni egy jól rendszerezett irattárral. Ez volt az a pillanat, amikor először gondoltam komolyan arra, hogy valamit tenni kell. Hogy az irattár nem lehet többé egy elfelejtett helyiség, ahová csak akkor megyünk le, ha baj van. Még aznap délután összeírtam egy listát arról, hogyan lehetne újraszervezni az irattárat. Címkézés egységesítése, időrendi és témák szerinti rendszerezés, külön szekció létrehozása a lezárt projekteknek, rendszeres selejtezés és digitalizálás. Már nem csak a saját időmet akartam megkímélni, hanem mindenkiét, aki valaha lemegy majd ebbe a helyiségbe. A főnököm először csak mosolygott, amikor megmutattam neki a tervet, de végül azt mondta, hogy „Ha ennyire beleélted magad, csináljuk meg.” Így indult el az irattár új időszámítása.
A rendteremtés hosszú, de megtérülő folyamata
A következő hetekben minden délutánt az irattárban töltöttem. A régi címkéket leszedtem, újakat készítettem, a dobozokat átcsoportosítottam, és mindent logikus sorrendbe állítottam. A munkatársak közül néhányan csatlakoztak, mások csak kíváncsian lesték, mi készül. Az első alkalom, amikor valaki percek alatt megtalált egy fontos dokumentumot, olyan volt, mintha megnyertük volna a napot. Ekkor éreztem igazán, hogy megérte a befektetett energia. A rend nem csak látványos volt, hanem valóban működött. Az irattár rendezése sokkal többet adott, mint eleinte gondoltam. Megtanított arra, hogy a háttérfolyamatok épp olyan fontosak, mint a látványos eredmények. Egy jól működő irattár nem csupán tárol, hanem az egész cég működését gyorsabbá, átláthatóbbá és biztonságosabbá teszi. A történet óta egészen másképp tekintek a dokumentumokra. Minden papír egy döntés, egy pillanat vagy egy projekt lenyomata. És ha ezek rendben vannak, az egész vállalat nyugodtabban, kiszámíthatóbban működik.