Egy nagyszerű prezentáció soha nem a véletlen eredménye. Minden megszólalás, mozdulat, szünet mögött egy alapos felkészülés rejlik. A terem falain belül van lehetőség arra, hogy az előadó emlékezetessé tegye a tartalmat, de ehhez tudatos tervezés szükséges. A kulcs a világos felépítés, hiszen enélkül az üzenet könnyen elvész a tömegben, a figyelem elkalandozik, és a legfontosabb gondolatok is hatástalanok lesznek. Az első és legfontosabb lépés a célközönség megismerése. Kik ülnek a székekben? Milyen a hátterük? Milyen elvárásaik, korábbi tapasztalataik lehetnek a témával kapcsolatban?
Ezek a kérdések nem csupán formaságok, hanem alapvetőek ahhoz, hogy a tartalom a célcsoportot elérje. Egy diákcsoport számára más hangsúlyra van szükség, mint egy szakmai szeminárium résztvevői előtt. A terem hangulata is befolyásolható attól, hogy mennyire személyre szabott az üzenet. Ha például fiatalabb közönség előtt vagyunk, a dinamikusabb, interaktív megközelítés hatékonyabb lehet. Ha viszont tapasztalt szakemberekkel beszélgetünk, akkor a mélyreható elemzés és a gyakorlati alkalmazhatóság kerülhet előtérbe. A jó előadás nem csupán információt ad át, hanem érzelmeket is kivált, gondolkodásra késztet, és esetleg cselekvésre ösztönöz. A hallgatóság igényeinek ismeretében olyan tartalmat lehet kialakítani, amely nemcsak tájékoztat, hanem inspirál is. Ez azt jelenti, hogy a száraz tényeket személyes történetekkel, valós példákkal vagy akár humoros megjegyzésekkel lehet feldobni. A terem egy olyan hely is lehet, ahol nemcsak a tudás átadása történik meg, hanem egy közös felfedező út is. Ha az előadó képes kapcsolódni a hallgatók érzelmeihez, akkor az üzenet sokkal mélyebb nyomot hagy. Éppen ezért érdemes megfontolni, hogy a tartalom ne csak az elméleti keretek között mozogjon, hanem mutasson konkrét eseteket, kihívásokat, vagy akár a hallgatóság saját tapasztalataira építsünk. A világos felépítés nélkül még a legérdekesebb tartalom is összeomolhat. Az előadásnak legyen egy logikus szerkezete, ami a bevezetés, kidolgozás és lezárás. A bevezetésben érdemes felkelteni a figyelmet, a kidolgozásban az információkat fokozatosan, követhetően felépíteni, a lezárásban pedig egy erős üzenettel vagy felkéréssel befejezni. A terem akusztikája és elrendezése is befolyásolhatja, hogy mennyire követik a hallgatók az előadást. Ha az előadó figyel a tempóra, a hangsúlyozásra és a szünetekre, akkor a közönség könnyebben tud kapcsolódni a mondanivalóhoz. A szerkezet nem korlátozás, hanem egy keret, amelyben a kreativitás szabadon áramolhat.
